IT Emsland GmbH / Papierloses Büro

Rechtsanwalt Hannes Albers zu den rechtlichen Rahmenbedingungen eines papierlosen Büros.

Am 20.09.2016 ging es im IT-Zentrum an der Kaiserstraße in Lingen um das papierlose bzw. papierlosere Büro. Auf Einladung der IT-Emsland GmbH gaben 4 Referenten den interessierten Besuchern einen Einblick in die Möglichkeiten, alltägliche Büro-Abläufe und die notwendige Archivierung von Belegen und kaufmännischen Unterlagen durch Einsatz digitaler Technik ökonomischer zu gestalten.

Nachdem Michael Schnaider von der IT Emsland GmbH eine grundsätzliche Einführung in des Thema gegeben hattem, erläuterte Rechtsanwalt Hannes Albers (Fachanwalt für IT-Recht) die rechtlichen Rahmenbedingungen für die digitale Archivierung unternehmerischer Unterlagen. Um eine revisionssichere Rekonstruktion der digitalisierten Unterlagen gewähreisten zu können, müssen Unternehmen bei der Umstellung auf ein digitales Archiv insbesondere die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten. Diese waren vom Bundesfinanzministerium bereits in 2014 in einem Rundbrief an die obersten Steuerbehörden definiert worden.

Nach einer kurzen Pause gaben dann Vertreter von zwei Dienstleistern einen Einblick in die von Ihnen angebotenen Software-Lösungen zur Digitalisierung des Büro-Alltags. Hierbei zeigte Sven Becker von der IPconn GmbH in einer Live-Präsentation, wie schnell aber gleichzeitig nutzbringend ein rechtskonformes E-Mail-Archiv eingerichtet werden kann.